Ať už to bude vypadat jakkoliv, pro firmu konec roku znamená účetní uzávěrku. Když se za uplynulým rokem ohlédneme, možná se vám vybaví nepříjemnosti spojené se zajišťováním hladkého průběhu účetnictví během karantény. Co fungovalo, nebo co naopak na dálku bez osobního setkání s kolegy opravdu nešlo vykonávat? A teď se zamyslete, jak to tedy v příštím roce udělat jinak a lépe.
Leckdy se jako účetní dostáváte do stresových situací. Například když už se blíží konec měsíce nebo roku a vy u sebe nemáte shromážděné všechny účtenky a faktury, které jste měli mít, protože se "někde zasekly". A to se letos úplně nemuselo jednat o selhání lidského faktoru v podobě ztrát a zapomenutí, ale spíše o nemožnost si doklady bezpečným způsobem včas předat.
Pojďme vkročit do roku 2021 jinak, bez stresu. Zbavme se nadbytečného papírování. Možná vás jako účetní při této větě zamrazí, protože si bez svých tabulek a papírů neumíte svoji práci vůbec představit. Není nutné se však zbavit veškerého papírování, ale především toho, které vás zbytečně zdržuje a dané procesy se dají bez něj dělat mnohem jednodušeji.
A co tedy konkrétně změnit? Přinášíme vám 5 tipů, jak se dostat do většího klidu, ať už budete dělat jakoukoliv uzávěrku.
1) Nahraďte firemní peníze kartami
Zaměstnanci si běžně chodí vyzvedávat hotovost na jednotlivé nákupy do firemní pokladny, následně po útratě vracejí zbylou hotovost společně s účtenkou. Jako účetní si na tuto agendu vedete speciální excel nebo vše zapisujete do pokladní knihy a neustále kontrolujete, jestli hotovost v pokladně sedí. To je ještě ideální průběh. V horším případě dostáváte z kolegů drobné, které se jim smíchaly s jejich hotovostí, a tak se celý proces se akorát prodlužuje. Nebo se od nich snažíte získat účtenky za firemní výdaje, které místo u vás končí v propadlišti dějin.
Přehled a kontrolu můžete získat díky předem nabitým firemním kartám, které ve spojení s online aplikací zaznamenávají veškerý pohyb firemních financí, ať už dotyčný kartou platí nebo s ní vybírá z bankomatu. K vytvořenému výdaji následně nahrává nebo fotí účtenku a vše putuje online rovnou k vám. Sníží se tak chybovost při zadávání transakcí ručně, zpětně dohledáte jakoukoliv transakci nebo doklad a času vám to zabere o dost méně.
2) Převeďte cesťáky do digitální podoby
Agenda spojená s cesťáky spolkne spoustu času a zabrnká na nervy všem zúčastněným stranám. Vy do tohoto procesu vstupujete ve chvíli, kdy vše účtujete. Čeká vás tak projít spoustu formulářů, propočtů a různých měn. Navíc se legislativní náležitosti ve formulářích čas od času mění, a přestože vy můžete mít na firemním disku vše aktualizované, vždycky se najde někdo, kdo vám donese vyplněnou starou verzi formuláře.
S využitím totožných nástrojů jako v předchozím případě, předem nabité karty a aplikace, získáte od kolegů podklady digitálně a bez chyb. Veškeré výdaje uskutečněné během jejich cest jsou automaticky zaznamenávány, účtenku k danému výdaji vyfotí na mobil, a pak jen jednoduše přiřadí v aplikaci ke služební cestě. Vy tak vidíte vše hezky pohromadě. Dalším ulehčením je automatický výpočet stravného a kapesného. Vše podle aktuálně platné legislativy - o to se stará aplikace sama. Stejně tak, pokud daná osoba překračuje při služební cestě hranice několika států, lze tuto aktivitu v aplikaci nastavit jako přejezd a vše se propočítá v dané měně, takže není nutné složitě dopátrávat a dopočítávat ručně.
3) Skončete s uháněním kolegů kvůli účtenkám
Nahánění kolegů kvůli předání papírových účtenek na konci měsíce znáte líp než svoje boty. Ani vy ani finanční úřad ale opravdu účtenky v papírové podobě nepotřebuje. Prostřednictvím aplikace v mobilu mohou držitelé karty po zaplacení výdaje účtenku jednoduše nafotit a vy už ji máte v systému automaticky načtenou. Případně můžete poslat zapomnětlivému kolegovi v systému online požadavek k jejímu doplnění.
4) Uzavírejte měsíc na dva kliky
Nemůžete uzavřít měsíc, protože nemáte vybrané potřebné podklady od všech zaměstnanců?
U předchozích bodů jste si možná všimli jisté podobnosti. Veškeré pohyby financí se automaticky zaznamenávají a účtenky od kolegů na vás mohou chodit průběžně. Co to tedy znamená pro vás při 2_1920uzavírání měsíce? Větší klid, protože v mezičase vidíte, k čemu kolegové už podklady dodali a k čemu ne. I vy můžete položky uzavírat průběžně, navíc ty, u kterých na konci měsíce přece jenom chybí potřebné podklady, lze jedním kliknutím přesunout do dalšího měsíce. Zároveň pokud ve firmě používáte propočítání výdajů do mzdy zaměstnance, lze aplikaci nastavit tak, že bez dodaných dokladů, se mu daná částka strhne ze mzdy.
5) Přestaňte opisovat výpisy z účtu
Kouknete do jednoho excelu, otevřete si účet firmy a data postupně shromažďujete do další tabulky. Pak ještě propsat do mezd jednotlivých zaměstnanců, což znamená další excel.
Jak excely omezit? Stačí udělat export dat z aplikace, a ta pak už jenom nalít do vašeho účetního systému. Když jsou data v importu řádně nastavená a uspořádaná, stačí jej zadat a položky do vašeho účetního systému naskáčou samy.
Máte představu, kolik času by vám změny v uvedených procesech mohly ušetřit? Účetní, které výše uvedené postupy využívají, uvádějí, že se jim snížila doba potřebná ke zpracování daných agend až o 50 % měsíčně. S tím souvisí i snížení stresu v důsledku automatizace a omezení chybovosti. Vykročte do nového roku s větším klidem a vidinou dlouhodobé úspory času.