Jak změnit přístup, aby vaše poprvé (podruhé nebo potřetí) probíhalo jinak a vás hned ze začátku nezavalilo papírování?
Chybami se člověk učí. Ať už byly přímo vaše nebo z doslechu, určitě byste se rádi vyvarovali některým nešvarům v podnikání. Dnešní digitální doba nabízí aplikaci téměř na cokoliv a možná i ta zahlcenost nabídkou vás paralyzuje ve výběru vhodného nástroje k řízení firemních výdajů. Koneckonců banku vybrat umíte, účetní systém vám doporučí vaše účetní, jelikož ta v něm dlouhodobě pracuje ale co dál? Co vlastně chci, aby moje aplikace uměla a s čím mi má pomoci?
Pojďme si projít pozitiva a negativa spojené se správou firemních financí, které vám usnadní definování požadavků na výsledný nástroj.
CHCI
- Aby byla aplikace napojená na firemní bankovní účet
- Abych mohl posílat peníze, jakmile je potřeba
- Mít možnost kontroly online
- Aby účtenky šly rovnou k účetní
- Mít jednu kartu pro více lidí nebo tým ve firmě
- Být schopen kdekoliv a kdykoliv cokoliv schválit
- Mít jednoduchou agendu spojenou se služebními cestami
- Aby se všechny položky počítaly samy
- Mít přehled o tom, kolik, jaký zaměstnanec dluží firmě, a naopak co firma dluží jemu v rámci vyúčtování
- Aby všechna data byla v účetnictví automaticky
- Abych bez problému prošel kontrolou FÚ
NECHCI
- Chodit fyzicky do banky
- Vybírat peníze z bankomatu pro moje zaměstnance
- Doplňovat peníze do pokladničky
- Řešit zdlouhavým procesem požadavky zaměstnanců na získání firemních peněz
- Stokrát znovu vypisovat špatně vyplněný cesťák
- Schraňovat papírové účtenky
- Aby mě účetní uháněla kvůli každé drobnosti (i když na to má nárok)
Jakým způsobem lze tyto požadavky naplnit?
MŮŽETE
- Mít aplikaci napojenou na firemní bankovní účet
Z vašeho firemního bankovního účtu posíláte na nebankovní účet jen určitou část firemních prostředků, a díky tomu nemají vaši zaměstnanci přístup k veškerým firemním financím. Úspěšný recept tvoří předplacená firemní karta ve spojení s aplikací, přes kterou budete posílat na karty přesně tolik peněz, kolik chcete.
- Posílat peníze, jakmile je potřeba
Předem nabité karty propojené s aplikací, ať už s mobilní nebo desktopovou, umožňují posílání peněz kdykoliv a odkudkoliv. Když váš zaměstnanec bude potřebovat peníze například na benzinové pumpě v 10 večer, protože mu peníze nevystačily, není to žádný problém.
- Provádět kontrolu online
Ať už proběhne jakákoliv transakce, platba kartou nebo výběr z bankomatu, máte nad vším přehled díky nastavení schvalovacího procesu, kdy přes vás jako schvalovatele plynou uvedené položky ke schválení.
- Nechat jít účtenky rovnou k účetní
Zaplatit, vyfotit účtenku a poslat rovnou k účetní představuje běžný proces. Záleží na vás, jestli nadefinujete ještě schvalovací mezičlánek nebo ne. Ale ano, jde to. Vždyť jsou všechna data stejně digitální.
- Mít jednu kartu pro více lidí nebo tým ve firmě
Každý zaměstnanec nemusí nutně vlastnit svoji osobní kartu, protože neuskutečňuje platby příliš často. Týmová karta, kterou si mohou členové týmu sdílet mezi sebou je ideálním řešením. Můžete mít kartu například pro oddělení marketingu anebo pro SPZ daného firemního auta.
- Kdekoliv, kdykoliv a cokoliv schválit
Schvalování jedním klikem z mobilní aplikace přesně takové požadavky splňuje. Schvalovat můžete online třeba při čekání na oběd ve vaší oblíbené restauraci.
- Mít jednoduchou agendu spojenou se služebními cestami
Vyplnit žádost o služební cestu včetně požadovaných financí, poslat ke schválení a obratem obdržet schválenou částku. Během služební cesty máte možnost uskutečněné výdaje přiřadit k cesťáku a po návratu už jen takto předpřipravená data upravit dle reality a připojit ke zprávě ze služební cesty. Jednoduché že, ať už pro vás nebo vaše zaměstnance.
- Nechat všechny položky, aby se propočítávaly samy
Když kdokoliv ze zaměstnanců učiní platební transakci, třeba i v rámci služební cesty, vše se automaticky propočte do vyúčtování daného zaměstnance dle platné legislativy.
- Mít všechna data v účetnictví automaticky
Přesunout veškerá data do účetního systému vaší účetní umožňuje aplikace na pár kliknutí. Už je na vás, jestli chcete přenášet data excelem, XML souborem nebo přes API.
- Mít přehled o tom, kolik, jaký zaměstnanec dluží firmě, a naopak co firma dluží jemu v rámci vyúčtování
Můžete nahlédnout do vyúčtování každého zaměstnance, kde je zcela přehledně vidět, co firma dluží zaměstnanci a co zaměstnanec dluží firmě.
- Bez problému projít kontrolou FÚ
Při správném nastavení digitalizace je vzhledem k transparentnosti jednotlivých pohybů financí a automatickým propočtům dle platné legislativy, ať už se to týká digitalizace účtenek, správně vyúčtovaných výdajů či spočtených cesťáků, zajištěný hladký průběh jakékoliv kontroly.
NEMUSÍTE
- Chodit fyzicky do banky
Díky vzdálenému přístupu ve spojení karty a online aplikace se nutnost návštěv pobočky banky zcela vytrácí, jelikož veškeré úkony vyřídíte vzdáleně. Navíc všechna nastavení karty vyřešíte také rovnou v online aplikaci.
- Vybírat peníze z bankomatu pro své zaměstnance
Firemní finance jednoduše posíláte na karty vybraných zaměstnanců třeba z mobilu, a oni je tak mají u sebe k dispozici za pár sekund. A už je na nich, jestli s kartou zaplatí nebo si vyberou peníze bankomatu.
- Doplňovat peníze do pokladničky
Tato neoblíbená agenda vám díky nahrazení hotovosti kartami zcela zmizí. Není hotovost, není pokladnička.
- Řešit zdlouhavým procesem požadavky zaměstnanců na získání firemních peněz
Když někdo ze zaměstnanců potřebuje firemní peníze, stačí vám zaslat požadavek ke schválení, po vašem online schválení k němu finanční prostředky doputují a on s nimi může operovat dle potřeby.
- Stokrát znovu vypisovat špatně vyplněný cesťák
Díky automatickým propočtům a aktualizacím dle platné legislativy je omezena chybovost při vyplňování cesťáků. Pokud se nějaká chyba manuálně přece jen vloudí, lze ji opravit v aplikaci online a je po problému.
- Schraňovat papírové účtenky
Papírové účtenky zdigitalizujete díky focení do mobilní aplikace a následné automatické propsání do systému, kde vše putuje rovnou k účetní. Schraňovat je následně nemusíte, protože ani finanční úřad je po vás při řádné digitalizaci nebude požadovat.
- Vidět účetní, pokud to není nutné
Účetní vás možná uhání o každé schválení a podpis, ale právě online prostředí umožňuje od toho upustit. Účetní tak uvidíte, jen když budete opravdu chtít.
Stačí si uvedený check list projít a pokud je zefektivnění firemních procesů to, co při zakládání firmy nebo zlepšování jejího chodu hledáte, digitalizace firemních financí je jasnou volbou. Vykročte tedy do dalšího roku pravou nohou a nastavte procesy ve vaší společnosti přesně tak, jak chcete. Třeba s Fidoo.
